Agilidade

Sou pequeno demais para implementar Agile! Não sou uma empresa de IT! O meu departamento financeiro nunca adoptaria praticas ágeis.

Ilídio Faria
1 de Abril de 2017
Mas afinal o que é isto do Agile?

Agile ou Agilidade é uma pratica de gestão, uma forma de pensar e de estar que faz acelerar de forma alucinante os negócios. São quatros os valores do manifesto ágil, iremos descrever aqui um pouco o que significam cada um deles.

Indivíduos e interacções mais do que processos e ferramentas. Projetos são executados por pessoas, não por ferramentas, e os problemas resolvem-se através das pessoas e não dos processos. O foco deve ser o desenvolvimento das pessoas, através de um ambiente de transparência, honestidade e colaboração.

Produto ou serviço funcional mais do que documentação abrangente. A filosofia por detrás das praticas ágeis é a de entregar o mais rapidamente possível valor ao cliente, de preferência entre uma semana a quatro semanas. Documentos não acrescentam valor ao negócio, quando muito servem para cumprir com requisitos legais.

Colaboração com o cliente mais do que negociação contratual. Este valor relembra-nos a necessidade de sermos flexíveis e cooperantes. Cada vez vemos mais organizações a adoptar uma postura de “fato à medida”. Mesmo grandes organizações industriais de produção em série estão a tornar-se ágeis facilitando a customização.

Responder à mudança mais do que seguir um plano. Um exemplo claro de uma organização ágil que responde à mudança é a Tesla. Em Janeiro de 2017 um cliente “reclamou” no Twitter ao CEO da companhia, Elon Musk, que existia muita gente a utilizar os super-carregadores por horas como estacionamento. Em seis dias a Tesla alterou todos os super-carregadores, passando estes a cobrar 0,4usd por cada minuto a mais após o carro estar carregado, e ainda colocou na APP da marca uma notificação para os condutores saberem quando o carro está próximo de ficar carregado. Para uma organização com 30.000 trabalhadores podemos certamente dizer que isto é agilidade!

Ainda sobre agilidade, falemos do departamento financeiro de uma empresa. Haverá algum departamento mais ágil do que este? Certamente que não! Estamos a ser irónicos claro. Mas é possível e gratificante ver um departamento financeiro a trabalhar de forma ágil. Através de experimentação, fomos introduzindo num departamento financeiro alguns conceitos, tais como product backlog, user stories, sprint, kanban board, daily standup, sprint review, retrospectives, product owner, dev team. De forma pratica, pegamos no director financeiro o qual assumiu a figura de product owner ficando responsável pelo refinamento do product backlog, que no caso da área financeira se resume a obrigações legais, fiscais, financeiras e de reporting. Existem obrigações que pela sua dimensão tem que ser divididas em user stories e algumas ainda em tarefas. A execução fica a cargo da dev team, a qual é constituída de administrativos, contabilistas, técnicos de recursos humanos. O sprint não é mais do que uma interacção onde o resultado final é a entrega de um produto ou serviço minimamente viável. No caso de um departamento financeiro os sprints têm que ser curtos, sempre abaixo das quatro semanas, pois existem user stories repetitivas as quais têm que ter entregas regulares. Por exemplo, uma dessas user stories é o relatório financeiro consolidado, o qual é apresentado uma vez por mês. Mas para que tal seja possível, muitas outras entregas tiveram que ser feitas através de sprints de curta duração. Assim, no caso de um departamento financeiro, sugerimos sprints de uma semana.

Ser ágil é também fugir a regras previamente definidas. Por exemplo, a framework Scrum diz que o product owner não necessita participar nos daily standup, na nossa opinião e para o caso exposto faz todo o sentido, pois o director financeiro (product owner) mais do que ninguém sabe em que user stories ou tasks deve a equipa concentrar-se para completar o sprint. O daily standup é uma cerimonia de 15 minutos onde a equipa se reúne para discutir o que fizeram, o que pretendem fazer e quais os impedimentos que tiveram. Diríamos que este deveria ser um procedimento obrigatório em todas as organizações pois cria colaboração e energiza as equipas!

Como referimos, o principal desafio da Agilidade é a entrega de valor ao cliente no mais curto espaço de tempo. Essa entrega de valor ocorre no sprint review, onde o product owner e a equipa, por exemplo, fazem a demonstração do relatório financeiro, o qual será posteriormente enviado para todos os stakeholders. Por último temos as retrospectives. Esta é uma cerimonia onde toda a equipa se junta para reflexão, sobre o que fizeram bem e mal no último sprint, melhorias a fazer e a definição de um plano de ação.

Cai assim por terra uma série de mitos sobre práticas ágeis. Só não implementa quem não quer trabalhar de forma rápida entregando valor!

Revista Digital Start&Go