A grande dificuldade nos projetos é obter uma clara definição do âmbito assim como a sua integração com todas as outras áreas (custo, tempo, qualidade, recursos humanos, risco, etc…).

Todos os projetos e novas iniciativas começam pela definição do âmbito. A elaboração de um termo de abertura (project charter) é quase sempre feita no sentido de clarificar a razão para o projeto. Normalmente este documento é desenvolvido de forma formal e contempla informações relativas às perguntas “Porquê?”, “O Quê?”, “Quem?”, “Como?”, “Quando?” e “Quanto?”. Sendo um guia de como todo o projeto irá ser desenvolvido é de extrema importância que este documento seja feito de forma mais completa possível.

Para ajudar a tornar este processo mais simples e prático existe um modelo visual chamado “Canvas Project Charter”. 

Este canvas apresenta um método fácil de definir e clarificar o novo projeto ou iniciativa. Este processo de preenchimento deve ser feito em equipa, possibilitando que em simultâneo seja criado uma visão comum do que deve ser e para que serve (o projeto). O modelo visual, preenchido com post-it’s, traz enorme valor na facilitação de trade-offs de integração com as várias áreas críticas para o sucesso do projeto. 

O primeiro passo é a resposta ao “Porque existe este projeto?”, que deve ser respondido na perspetiva do negócio. É natural que o projeto termine e os benefícios continuem ou até sejam potenciados.

No ponto seguinte estabelecemos a orientação genérica do projeto, onde definimos as features necessárias e os requisitos funcionais para que o projeto atinga o sucesso. A análise de requisitos deve contemplar toda a equipa e partes interessadas de modo a ser o mais detalhada possível.

De seguida passamos para a identificação dos stakeholders e da equipa. Neste passo identificamos todas as partes interessadas que podem afetar ou serem afetadas pelo projeto e que tantas vezes nos levam a incluir requisitos ou restrições novas.

Para a definição do projeto é necessário estabelecer entregas e ter em consideração as restrições que possam estar associadas ao âmbito do projeto. Este modelo sugere a clarificação dos pressupostos, a definição das principais entregas e identificação de restrições. A diferença entre pressupostos e restrições encontra-se no facto de os pressupostos serem todos os fatores externos que a equipa do projeto não pode nem vai controlar, e as restrições serem fatores internos ou externos que têm de ser geridos ao longo do projeto.

Na elaboração do canvas devem ser expostos os principais riscos individuais cumprindo a lógica de causa-evento-efeito. Na secção do tempo o projeto deve ser dividido por fases identificando as principais milestones. Por fim, o custo pode ser estimado baseado nas entregas e nas fases estabelecidas anteriormente.

Este conjunto de passos leva à criação de um project charter de cariz gráfico, simples e intuitivo, cujo exercício de elaboração possibilita gerar um melhor entendimento do que é o projeto e qual o papel de cada um.

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