Muitas vezes, na área das compras, as PMEs estão em desvantagem relativamente às grandes empresas; o seu tamanho, que pode ser um trunfo em actividades que exijam flexibilidade, pode tornar-se num obstáculo quando se trata de negociar, pois não possuem o poder de compra das empresas grandes, nem de comprar grandes quantidades, muitas vezes não tendo sequer espaço de armazenamento. Além disso, muitas PMEs funcionam sem departamento de compras ou sem gestor de compras, pois não têm orçamento nem o número suficiente de funcionários para o que pode parecer uma função de back office.

O que acontece é que geralmente os funcionários ou os gestores de linha encomendam os produtos e os serviços de que necessitam sempre que precisam deles. Por mais que os compradores casuais tentem negociar preços com os seus fornecedores, a falta de planeamento e a fragmentação das encomendas torna-se numa fraqueza para a empresa. Esta situação aumenta rapidamente as despesas gerais e reduz as margens de lucro, e não permite muita transparência.

Mesmo se a empresa não puder manter um departamento ou um gestor de compras, é essencial que estabeleça uma política de compras para controlar e conseguir os melhores termos e condições dos fornecedores. Esta política apresentará directrizes ao processo de compras do início ao fim e apoiará tanto a estratégia como a linha de fundo da empresa, proporcionando também controlo e clareza.

Conhecimento prévio

O pré-requisito de qualquer política é conhecer o passado da empresa e recolher dados cruciais sobre os hábitos de gastos com uma análise sobre:

• Que produtos/serviços foram encomendados, quem os encomendou, e em que período de tempo
• Custo unitário e unidades totais encomendadas num certo período de tempo – para comparar com a frequência da compra
• Lista de fornecedores usados
• Inventário dos restantes bens
• Exame/comparação de facturas e termos e condições dos contratos

Planeamento

Esta análise/auditoria mostrará os indicadores chave e as discrepâncias e apresentará as bases para uma política de compras.

Conhecer detalhadamente a actividade permitirá a agregação das necessidades individuais do departamento para o planeamento do volume (quantos bens e serviços são necessários), assim como a definição de orçamentos específicos para as categorias relevantes.

Este agrupamento de itens similares também permite às PMEs lançar concursos e negociar preços e condições melhores, construindo simultaneamente relações mais fortes com os fornecedores. Isto diminuirá a escolha de itens permitidos e a selecção de fornecedores.

Um anexo à política enumerará os fornecedores “preferidos” para determinados tipos de bens, e quais os produtos e serviços acordados (ex. papel reciclável 80gsm).

Processo de compra

Quando não existe um especialista em compras, a tarefa deve ser delegada a um ou a vários funcionários de confiança, que controlarão e autorizarão as compras para todos. A partir deste momento, não serão aceites compras sem a sua assinatura. A política especificará cada etapa do processo a partir do momento em que surgir a necessidade de efectuar uma compra:

• Formulário de requisição preenchido com o máximo de detalhes possível
• Pedido de compra – só após o formulário de requisição ser aprovado pela pessoa responsável
• Nota de entrega
• Factura

A utilização de um software de compras específico ajudará na eficiência do processo de encomendas e facilitará a manutenção de registos, o processamento de encomendas e o seu controlo.

Embora a sua criação possa ser um pouco demorada, uma estratégia de compras ajudará muito a empresa a controlar as despesas gerais. No entanto, a contratação de peritos externos pode poupar tempo e conseguir poupanças adicionais ao fazerem o trabalho de investigação em nome da direcção da empresa, e ao utilizarem o seu conhecimento, dados e metodologia para construir uma política de compras à medida.