A fraude nas PMEs é um risco que parece estar a aumentar em toda a Europa, com números que mostram que 55 a 75% das empresas conhece o fenómeno. No entanto, isto também se pode dever ao facto de a fraude ser evitada e detectada de uma forma mais eficiente.

A fraude tem impacto no lucro da empresa e até pode afectar a sua viabilidade, provocando perdas financeiras, de reputação e até a bancarrota.

Que tipo de fraude?

A variedade dos tipos de fraude é tão diversa que a prevenção solicita um plano detalhado para cada ameaça potencial.

-  Roubo: desde os pequenos furtos (roubo de material de escritório, stock, etc.) até ao roubo intelectual ou de informação (propriedade, patentes, base de dados de clientes, tabelas de preço...), para não falar em corrupção

-  Uso indevido do equipamento da empresa para utilização pessoal (carro da empresa, fotocopiadora, telefone, cartões de crédito...)

- Falsificação de documentos (contabilidade falsa, transações financeiras, mas também formulários dos funcionários: fraude nas compras, despesas com deslocações e alimentação, falsificação de facturas, etc.)

- Pirataria informática, fraude de ID, etc.

-  Actividades ilegais, violação da conformidade, contrafacção, lavagem de dinheiro...

Quem são os burlões?

A fraude pode ser interna (funcionários), externa (da parte de estranhos ou parceiros de negócios, como clientes ou fornecedores), ou uma combinação das duas. Infelizmente, na maior parte das vezes, os actos de fraude envolvem funcionários e gerentes.

A protecção do seu negócio contra a fraude deve surgir na política geral de avaliação de risco de forma a evitá-la o mais possível; isto implica não só ter um procedimento pronto, como, em primeiro lugar, conhecer o que necessita proteger e onde se encontram os “pontos fracos”.

Todas as áreas são abrangidas, algumas mais do que as outras: Recursos Humanos, TI, Contabilidade e Finanças, Serviço de Apoio ao Cliente, Armazém e Logística, Compras...

- Funcionários: Conhecer os funcionários é essencial para reduzir os riscos de fraude interna – Na estratégia de avaliação de risco deve ser incluído um procedimento de pré-recrutamento. Não confie nas agências de trabalho temporário/recrutamento para fazer as avaliações necessárias – faça a sua própria avaliação, especialmente quando se tratar de posições sensíveis na área financeira ou de armazém. O que a avaliação de pré-recrutamento deve incluir depende do sector em que a empresa se enquadra.

Quanto aos funcionários de longa data, que também podem sucumbir à tentação, é sempre bom  monitorizar o seu desempenho e estar atento a comportamentos inesperados: estilo de vida mais abastado, mais horas de trabalho sem razão aparente, etc. – embora estas possam ser explicadas por circunstâncias pessoais.

Os contratos de trabalho – que podem sempre ser actualizados – devem incluir cláusulas relativas à propriedade intelectual e cláusulas de não solicitação e não concorrência.

- Parceiros de negócio: quer sejam clientes, fornecedores ou subcontratados, os parceiros de negócio devem ser verificados de forma a analisar se são quem dizem que são e para garantir que são solventes, com boa reputação.

A maior parte dos clientes são genuínos – mas a empresa tem de estar atenta relativamente a encomendas suspeitas, transações que surjam desenquadradas, moradas que divergem do cartão de pagamento, etc.

A cibercriminalidade está a aumentar, facilitada pela falta de legislação internacional e pelo risco relativamente baixo. E o advento das novas tecnologias como os computadores portáteis, os smartphones e os tablets torna ainda mais difícil controlar o fluxo de informação e esta fraqueza é explorada por estranhos.

Protecção

A avaliação de risco e as políticas internas como a denúncia são essenciais para evitar e reduzir as ameaças internas, assim como as fiscalizações regulares dentro e fora da empresa: isto não inclui a fiscalização de pessoas, finanças, stock, logística, etc.

No entanto, uma auditoria regular conduzida por parceiros externos pode ser a melhor aposta, forma imparcial de identificar as fraquezas e as ameaças a todos os níveis e de colocar os procedimentos no lugar de forma a garantir a melhor protecção possível.