Com a publicação da Lei n.º 82-B/2014 de 31 de dezembro, que aprova o orçamento de estado para o ano de 2015, foram introduzidas alterações no Decreto-Lei 198/2012, de 24 de agosto que definiram a obrigatoriedade de comunicação dos inventários à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).

Foi criada uma nova obrigação declarativa que visa, essencialmente, o combate à economia paralela e à fraude e evasão fiscais. Com esta medida, pretende a AT que lhe seja facultada informação detalhada sobre os bens existentes em inventário. Cruzando a informação assim obtida com a que já detém resultante da comunicação detalhada das faturas através do programa “E-fatura”, a AT passa a exercer um elevado controlo dos sujeitos passivos, podendo direcionar facilmente ações inspetivas para setores que evidenciem grandes desvios. O controlo dos custos dos bens vendidos e consumidos e do resultado obtido no final de cada exercício económico pelos sujeitos passivos fica muito exposto aos cruzamentos automáticos a que a AT, com certeza, irá posteriormente desencadear ações inspetivas.

Que entidades estão obrigadas à comunicação dos inventários? Estão obrigadas à comunicação todas aquelas que reúnam cumulativamente as seguintes condições:

1. As pessoas singulares ou coletivas que tenham sede ou estabelecimento estável em Portugal;
2. Disponham de contabilidade organizada;
3. Tenham um volume de negócios superior a 100.000 euros.

Daqui resulta, de imediato, que um prestador de serviços que, por regra, não detém inventários, caso reúna as condições acima descritas, está obrigado a fazer a mesma comunicação se bem que apenas tenha de reportar, se for esse o caso, que não possui “stocks”.

Refira-se que as entidades que exercem a título principal, atividades sem fins lucrativos, como por exemplo, as Instituições Particulares de Solidariedade Social, no caso de cumprirem as 3 condições elencadas, ficam também abrangidas pelo dever de comunicação dos inventários.

Quando e onde é que os inventários têm de ser comunicados?

Para as entidades com períodos de tributação igual ao ano civil, o inventário respeitante ao último dia do exercício (31 de dezembro), deve ser comunicado até ao dia 31 de janeiro do ano seguinte. Para as entidades que adotem períodos de tributação não coincidentes com o ano civil, essa obrigação deverá ser cumprida, até ao final do primeiro mês após o termo desse período.

A comunicação é feita no Portal das Finanças na opção E-fatura/Inventários.

Mais recentemente, no dia 6 de janeiro de 2015 foi publicada a Portaria n.º 2/2015 onde foi definida a estrutura e as caraterísticas do ficheiro a remeter eletronicamente à AT. Destaca-se o curto espaço de tempo entre a publicação da portaria e a data limite para o cumprimento da comunicação, isto é, dia 31 de janeiro de 2015.

Excecionalmente, neste primeiro ano de obrigatoriedade de envio desta comunicação, por despacho de 30 de janeiro de 2015 do secretário de Estado para os Assuntos Fiscais, foi prorrogado até ao dia 6 de fevereiro de 2015 o prazo limite para o cumprimento desta obrigação, sem quaisquer acréscimos ou penalidades.

Em caso de incumprimento as entidades sujeitam-se a uma coima que pode ir de 200 a 10 mil euros, no caso de pessoas singulares e que poderá ascender até 20.000 euros no caso de pessoas coletivas.

Conforme também referido no Despacho que prorroga excecionalmente o prazo de comunicação dos inventários, destaca-se o esforço do Estado Português no combate à fraude e evasão fiscal, pois a implementação desta medida será complementada com a realização, com início ainda em fevereiro, de uma ação de âmbito nacional de verificação física, mediante contagem, dos bens constantes dos inventários comunicados pelas empresas.

No que respeita às boas práticas de gestão, nas quais se incluem, obviamente, o correto controlo dos inventários, é de extrema importância que as entidades aperfeiçoem os seus sistemas de controlo interno, permitindo a obtenção de informação rigorosa que lhes proporcione, em tempo útil, as reais quantidades e valores, assim como o custo dos bens vendidos e consumidos. Ou seja, está neste momento a dar-se um enfoque na necessidade de se utilizar como regra o Inventário Permanente relegando-se para situações marginais o recurso ao Inventário Intermitente. Com isto, para além de se aumentar o rigor da informação financeira produzida pelas entidades, garante-se, com outro grau de certeza, o correto e atempado cumprimento das obrigações fiscais que lhe estão associadas.