No âmbito das medidas adotadas pela Autoridade Tributária (AT) para combater a fraude e evasão fiscais têm vindo a ser definidas regras cada vez mais rigorosas quanto à elaboração e utilização dos programas de faturação.

Com a publicação da Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho foi, pela primeira vez, regulamentada a certificação dos programas informáticos de faturação, onde foram definidos, entre outros, os sujeitos passivos abrangidos pela utilização dos programas informáticos certificados e um conjunto de requisitos que os programas de faturação devem observar para poderem ser certificados.

Posteriormente, e de forma a restringir ao mínimo o universo dos contribuintes dispensados da utilização obrigatória dos programas de faturação certificados foram produzidas até à presente data quatro alterações à Portaria n.º 363/2010. Com essas alterações foram sendo reduzidos os limites mínimos de faturação que permitiam a dispensa da utilização dos programas certificados, e eliminada a dispensa para quem emitisse menos de 1000 documentos no período de tributação anterior tendo também sido revogada a dispensa até então prevista para as entidades que utilizassem software produzido internamente ou por empresa integrada no mesmo grupo económico, do qual fossem detentores dos respetivos direitos de autor (revogada alínea a) do n.º 2 do artigo 2.º da Portaria n.º 363/2010). Neste caso, as entidades que utilizem programas de faturação produzidos internamente devem submete-los à certificação da AT efetuando, caso necessário, as alterações indispensáveis para a observação dos requisitos técnicos exigidos pelo normativo. A este respeito, convém referir que a AT tem 30 dias a contar da data da receção do pedido para emitir o correspondente certificado.

Anote-se, que com a publicação da Portaria n.º 340/2013, de 22 de novembro, (quarta alteração à Portaria n.º 363/2010) foi definido o dia 1 de janeiro de 2014, como data limite, para estas empresas terem os seus programas de faturação devidamente certificados. No entanto, dado o elevado número de pedidos de certificação apresentados, a AT não tem conseguido dar resposta atempada a todas as solicitações. Assim, foram sendo emitidos sucessivos despachos diferindo o prazo limite para produção de efeitos da referida obrigação, sendo o despacho mais recente o n.º 247/2014, de 30 de junho, o qual prorrogou para o dia 31 de outubro de 2014 o prazo para certificação dos programas de faturação pelas entidades que utilizam software produzido internamente.

Alternativamente, estas entidades podem adquirir no mercado um programa já previamente certificado pela AT o qual terá, obviamente, de reunir todos os requisitos exigidos pela Portaria n.º 363/2010 encontrando-se disponível no site da AT uma listagem atualizada de todos os programas de faturação já certificados.

Resumindo, os sujeitos passivos de IRS e IRC para emissão de faturas nos termos dos artigos 36.º e 40.º do CIVA, estão obrigados a utilizar, exclusivamente programas informáticos de faturação sujeitos a prévia certificação pela AT com as seguintes exceções: i) os sujeitos passivos que tenham tido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior ou igual a 100.000 euros e ii) os documentos emitidos através de aparelhos de distribuição automática ou prestações de serviços em que seja habitual a emissão de talão, bilhete de ingresso ou de transporte, senha ou outro documento pré-impresso e ao portador comprovativo do pagamento. Ficam também excluídas da obrigação de possuir um programa de faturação certificado as entidades que não exercem a título principal, uma atividade comercial, industrial ou agrícola, incluindo-se neste âmbito, por exemplo, as Instituições Particulares de Solidariedade Social (IPSS).

Refira-se que em caso de inoperacionalidade dos programas de faturação os sujeitos passivos devem emitir manualmente faturas impressas em tipografias autorizadas, devendo os documentos assim emitidos ser integrados no programa de faturação imediatamente após a cessação da inoperacionalidade, utilizando para o efeito uma numeração sequencial própria e uma série específica, anual ou plurianual, por tipo de documento (n.º 8 da Portaria n.º 363/2010 de 23 de junho e FAQ n.º 10 da Portaria de Certificação de Software da Ótica do Utilizador).

Complementarmente, no passado dia 3 de julho foi publicado o despacho n.º 8632/2014 onde se redefinem os requisitos técnicos a que devem obedecer os programas de faturação e equiparados, ainda que já certificados. Esta publicação vem de encontro à alínea e) do artigo 3.º da Portaria 363/2010, de 23 de junho, onde é exigido que a certificação dos programas deve observar os requisitos técnicos aprovados por despacho do diretor-geral da AT.

Este é mais um passo adotado pela AT no sentido de controlar a fraude e evasão fiscais garantindo a autenticidade e veracidade das faturas emitidas.

Segundo este diploma os programas de faturação devem assinar quaisquer documentos emitidos com eficácia externa, com exceção dos recibos, nomeadamente as faturas e documentos retificativos, as guias de transporte, guias de remessa bem como quaisquer outros documentos, independentemente da sua designação, suscetíveis de apresentação ao cliente para conferência de entrega de mercadorias ou da prestação de serviços, nomeadamente as designadas consultas de mesa.

Por outro lado, todos os documentos que não sejam faturas ou documentos retificativos de faturas devam conter a expressão “Este documento não serve de fatura”. Refira-se ainda que o programa de faturação não pode permitir que num documento já assinado seja alterada qualquer informação fiscalmente relevante, designadamente os elementos referidos nos artigos 36.º e 40.º do CIVA, no Decreto-Lei n.º 147/2003, de 11 e julho, e nos artigos 6.º e 7.º da Portaria n.º 363, de 23 de junho. O documento impresso e entregue ao cliente deve conter obrigatoriamente a expressão “Processado por programa certificado n.º x/AT”, onde x representa o número do certificado que foi previamente atribuído pela AT ao programa informático. Outro dos requisitos previstos no despacho é a impossibilidade de emissão de documentos com valores negativos, devendo sempre que necessário ser emitidas notas de crédito ou notas de débito para retificar as faturas emitidas. Nos casos em que a transmissão de bens ou prestação de serviços se encontrem isentos de imposto, deve ser exibida a expressão legalmente prevista que confira a isenção ou, na sua ausência, o normativo legal aplicável. A impressão de uma 2ª via de um documento deve preservar o seu conteúdo original, por exemplo, se o domicílio ou denominação de um cliente for alterado na base de dados, a reimpressão de um documento deve respeitar o domicílio e denominação originais. As aplicações informáticas devem garantir que estão implementadas cópias de segurança, de periodicidade obrigatória, de forma a minimizar o volume de dados a recuperar em caso de corrupção da base de dados.

Concluo, que os sujeitos passivos e as entidades produtoras de software devem estar atentos às imposições previstas de forma a garantir que são cumpridas todas as exigências que os programas de faturação devem respeitar evitando, deste modo, que a AT anule os certificados entretanto já emitidos.

Recorde-se que recentemente ocorreu um facto desta natureza e todos os contribuintes foram notificados da necessidade de substituírem o programa de faturação em causa por outro certificado.