Para se perceber melhor esta perspetiva é importante a compreensão destes três elementos. Existe uma relação entre dados, informação e conhecimento. O conhecimento deriva da informação e a informação deriva dos dados. A organização precisa de ter a sabedoria de como passar de um para o outro, saber qual deles é necessário, com qual se deve contar e o que fazer com cada um deles.

No contexto organizacional, os dados são registos organizados de transações, têm que ter relevância e propósito para poderem ser transformados em informação. 

Os dados por si só não representam informação. São avaliados em termos qualitativos pela forma de acesso aos mesmos, pela relevância e extração de conhecimento. Só assim podem ser considerados a matéria-prima que vai permitir criar informação. 

Dar forma e relevância aos dados é transformá-los em informação, normalmente expressa numa mensagem dotada de significado. Tem um emissor e um recetor e foi organizada com uma finalidade, mudar o modo como o destinatário vê algo. 

Para divulgação da informação, tem que existir um canal ou meio. A tecnologia tem um papel muito importante, é um meio que viabiliza a comunicação da informação, necessitando de mediação humana.

Depois de comunicada, a informação transforma-se em conhecimento. 

O trabalho de transformação da informação em conhecimento é realizado por pessoas. Em todo o processo de transformação, de dados em informação e informação em conhecimento, está sempre presente o mesmo elemento – as pessoas. 

Por fim, o conhecimento fica armazenado na mente humana, à espera de ser utilizado para os diversos fins a que se destina. 

O conhecimento é um recurso ilimitado da organização, tem origem e é aplicado na mente humana, sendo um ativo que aumenta através do uso contínuo. 

O campo teórico da gestão do conhecimento tipifica o conhecimento em dois, o conhecimento explícito e o conhecimento tácito. 

O conhecimento explícito é produzido a partir de dados que são transformados e armazenados em informação. É aquele que pode ser facilmente identificado, partilhado e aplicado. Normalmente, está escrito. 

O conhecimento tácito é aquele que reside na mente humana. Ao contrário do explícito é difícil de formalizar, comunicar e partilhar. Está enraizado nas suas experiências, ideias, valores e emoções e engloba duas dimensões, uma ao nível de know-how e a outra ao nível cognitivo. 

Numa organização, o conhecimento existe em documentos, publicações, manuais e procedimentos (explícito) mas deverá ser complementado com o conhecimento que existe na mente das pessoas (tácito).

Para que o conhecimento tácito se torne efetivo numa organização, tem que haver uma transferência para o contexto organizacional, que se vai refletir nos processos, métodos e pessoas.

Por um lado, existe o desafio para criar condições que permitam transferir o conhecimento tácito em explícito, e por outro o desafio da partilha das aprendizagens individuais e grupais.

Só com a junção dos dois tipos de conhecimentos se pode resolver problemas dentro de uma organização e, quando partilhado, o conhecimento aumenta exponencialmente. 

Logo, é importante identificar uma estratégia para promover a partilha das aprendizagens individuais e grupais. 

A capacidade de uma organização em melhorar as aptidões existentes e de aprender novas aptidões, depende da forma como são geridos estes dois tipos de conhecimento. Esta é a melhor estratégia de competitividade.

De que forma pode uma organização aprender?

O processo de aprendizagem é psicológico, ocorre somente nas pessoas e não nas organizações, mas as organizações são compostas por pessoas e são estas que permitem à organização aprender. 

É possível gerir e transformar o conhecimento que resulta da aprendizagem e, por conseguinte, transformá-lo em novos conhecimentos e inovação. 

Através da aprendizagem, dão-se respostas adaptadas às solicitações e desafios múltiplos do quotidiano, promovem-se mudanças pessoais e adaptação às condições do ambiente.

Uma forma de aprendizagem é através da formação. É na formação que se adquirem novos conhecimentos, conceitos, atitudes, regras ou habilidades que vão melhorar o desempenho no trabalho. 

A implementação de um sistema de gestão da qualidade é outra forma de aprendizagem. O sistema de gestão de qualidade é construído com conhecimento explícito, através de manuais, procedimentos, instruções e registos. Tem implícito o ciclo PDCA (planear, executar, verificar e atuar) ou melhoria contínua, conferindo carater dinâmico aos processos e capacidade de aprendizagem.

 Estas duas formas permitem à organização aprender, mas a aprendizagem decorrente destas, per se, pode não ser efetiva. 

A consolidação da aprendizagem está no perfil dos recursos humanos, orientada para o conhecimento, implicando o conceito de trabalhador do conhecimento.

O trabalhador do conhecimento tem talento e inteligência, faz uso intensivo da informação, analisa dados e comunica com o seu grupo, possui conhecimentos multidisciplinares e de especialidade na sua área de atuação, conduzindo esta sua especialidade ao encontro dos objetivos da organização.  

O perfil do trabalhador do conhecimento deve ser transversal a todos os colaboradores. 

É importante salientar o papel das novas tecnologias da informação, que fornecem ferramentas para trabalho em grupo e diversos meios de comunicação, sendo excelentes meios que permitem armazenar e trabalhar dados, bem como veículos de difusão de informação. 

Para uma gestão efetiva do conhecimento é importante: 

•       Criar um banco de dados em suporte digital que reúna informações importantes e de fácil acesso.

•       Selecionar e gerir informação com vista ao aperfeiçoamento de competências

•       Realizar ações e criar um ambiente de forma intencional, que favoreçam a transferência de conhecimento tácito em explícito.  

•       Identificar e gerir conhecimento de forma explícita

•       Organizar o conhecimento e transmiti-lo aos elementos da organização  

•       Criar uma cultura que recompense a partilha de conhecimento

•       Desenvolver mecanismos de motivação que permitam adquirir competências            Orientar o perfil dos recursos humanos para o conhecimento. 

Gerir o conhecimento implica modificar comportamentos, abrir as portas a novas ideias, novos conhecimentos e abraçar a mudança na forma como o trabalho é realizado. 

Implica ainda, abrir caminho para a comunicação, de forma a facilitar o processo de interação e colaboração, partilha de ideias e construção de competências, onde os relacionamentos são valorizados. 

“Se o conhecimento pode criar problemas, não é através da ignorância que podemos solucioná-los”. 

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