5 IDEIAS PARA MELHORAR A SUA COMUNICAÇÃO

“Não tinha muito tempo para escrever uma carta curta, por isso escrevi uma carta cumprida” Mark Twain

Oliver Röhrich

1 de Julho de 2016

Recentemente trabalhei com um cliente num desafio: ser mais conciso na comunicação. Como gestor de contas numa empresa de software, tinha que comunicar todos os dias com clientes por telefone e em reuniões. “O meu problema é que tenho muitíssimas ideias… e quero partilhar-lhas todas … de uma vez. Então falo muito e salto de um tema para o outro.”, comentou ele. Na sua última avaliação anual o seu manager tinha apontado o mesmo tema: melhorar a comunicação. As 5 ideias a seguir podem ajudar para trabalhar este tema.

Identifique 3 oportunidades de aprendizagem nas próximas 4 semanas. Melhorar uma competência tem mais impacto, se está a faze-lo ‘on the job’. Em conjunto com o meu cliente, identificamos 3 situações nas quais tinha que apresentar ao cliente um novo produto e discutir com eles algumas inovações da empresa.

IDEIA: identifique situações especificas, nas quais definitivamente vai ter que utilizar a competência que gostava de melhorar. Em vez de dizer: na próxima vez que falo com um cliente…, defina uma data concreta e uma situação especifica na qual vai faze-lo.

Prepare a sua mensagem. Depois de escolher as situações, elaboramos o que ele ia dizer dentro das reuniões com o cliente. As perguntas essenciais foram: Qual é a mensagem chave que quer mandar aos clientes? Quais são os argumentos que vão suportar esta mensagem chave? E quais são exemplos que podem ajudar para compreender melhor estes argumentos?

IDEIA: Antes de qualquer apresentação, tente de resumir a sua apresentação numa frase. Consegue? Esta frase muito provavelmente é a sua mensagem principal.

Estruture a sua comunicação. Uma vez que tínhamos definido a mensagem, o próximo passo era de estruturar a maneira como ele ia comunicar a mensagem. Definimos um fio condutor para a apresentação.

IDEIA: Tente de explicar a abordagem da sua apresentação em 3 a 5 pontos.

Ensaie e corte. A seguir começamos a ensaiar a apresentação. Em cada ensaio tentamos de cortar o conteúdo em 10%. E mesmo depois do quinto ensaio ainda conseguimos cortar ideias que não eram essenciais.

IDEIA: Em vez de ensaiar toda a apresentação duma vez. Ensaie os primeiros 2 minutos várias vezes. A seguir passe para as outras partes da apresentação.

Peça feedback. Se tiver a possibilidade, peça sempre feedback a uma ou duas pessoas. Quando pede feedback, não pergunte: “O que achas da minha apresentação?”. Em vez disso, pergunte por critérios específicos: “Estou a desenvolver a minha competência de falar de forma mais concisa. Gostava de ter o teu feedback. Numa escala de 1 a 10, 10 sendo muito conciso, como me avaliarias? Em que parte poderia ser ainda mais conciso?”

IDEIA: Crie ‘feedback’-partnerships. Fale com outra pessoa para trocar feedback de forma regular. Por exemplo uma vez por mês podem encontrar-se para dar e receber feedback sobre temas que os dois definem. Desta maneira os dois podem crescer.