Como podemos otimizar estes momentos para que não fique o sentimento de tempo perdido? Mantenha a novidade. Saia da sala tradicional, procure novos espaços, retire a mesa de reuniões, traga convidados ou vídeos. Quebre a rotina. Faça algo de novo que estimule o debate sobre os temas e a sua resolução. Quebre logo o gelo, aumente a boa disposição das pessoas antes de começar. Rir um pouco ajuda.

Convide só aqueles que trazem algum valor acrescentado ou informação relevante para a reunião. Faça contas! Quanto mais pessoas convocar, mais caro fica aquele tempo investido na reunião. Mantenha as reuniões curtas e objetivas. Meia hora é apontado como o período de tempo máximo em que o ser humano consegue estar com atenção total num contexto de reunião. Na Amazon as pessoas investem 5 a 7 minutos iniciais para lerem informação relevante antes de iniciar a reunião. Assim garantem que todos estão na mesma "página do livro". Defina, preferencialmente, 3 temas principais e objetivos que devem ser alcançados no final daquela reunião. Mais do que isso talvez seja melhor marcar um workshop de meio dia ou uma sessão de acompanhamento do projeto. Finalize com um resumo e com responsabilidades assumidas. Faça uma foto dos apontamentos da reunião, ou um resumo. Envie nos momentos seguintes. Isso ajuda a responsabilizar e a dar utilidade ao tempo investido. 

"Para uma reunião ser útil convide as pessoas certas – e somente as pessoas certas – para estarem na sala de reuniões."